En el mundo empresarial de hoy, la primera impresión cuenta más que nunca. Y uno de los primeros puntos de contacto con los clientes es, sin duda, la centralita telefónica que les recibe al llamar.
Un mensaje de contestador profesional y bien producido, puede marcar la diferencia entre una experiencia del cliente positiva y una negativa. Entre un trato personalizado o sentirse totalmente ignorado. Entre una review fabulosa y una demencial. O entre una venta asegurada o vivir en números rojos.
Entonces, cómo producir la mejor locución de contestador de una centralita empresarial y que suene de lo más profesional?
Vamos allá! Aquí te ofrezco una guía completa para producir la mejor locución de contestador de una centralita empresarial en 2024, con un enfoque profesional, humano y cercano.
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GUÍA COMPLETA PARA PRODUCIR LA MEJOR LOCUCIÓN de CONTESTADOR DE UNA CENTRALITA EMPRESARIAL EN 2024
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Datos Claves sobre Voz Humana y Centralitas Empresariales
Según un estudio de Pindrop, el 74% de los consumidores prefieren escuchar una voz humana cuando llaman a un servicio de atención al cliente, ya que consideran que esto mejora la claridad y comprensión de la información que se les da. Esa locución humana genera una percepción más positiva de la empresa y un mayor nivel de satisfacción del cliente.
Además, un informe de Harris Interactive reveló que el 77% de los consumidores creen que una voz humana profesional en los sistemas de telefonía de la empresa aumentan la confianza y credibilidad de la marca. Dos factores clave que influyen en la decisión de compra y la lealtad del cliente.
Un estudio realizado por Capgemini en 2018 sobre las preferencias de los consumidores en interacciones con sistemas de inteligencia artificial mostró que el 62% de los consumidores prefieren interactuar con una voz humana en lugar de una voz sintética. Los consumidores señalaron que las voces humanas son más fáciles de entender y generan una sensación más conexión emocional, lo cual es crucial para la satisfacción y lealtad del cliente.
Es Importante Tener un Buen Mensaje de Contestador?
En una era donde la automatización es la norma, mantener un toque humano en tus comunicaciones te distingue de la competencia. Un mensaje de contestador bien pensado y bien producido…
– Proyecta una imagen profesional.
– Mejora la percepción de tu servicio al cliente.
– Ayuda a gestionar las expectativas de los clientes.
– Reduce la frustración al proporcionar información clara y concisa.
– Crea una conexión emocional más fuerte con tus clientes.
Voz Humana versus Inteligencia Artificial
La voz humana aporta un nivel de calidez, empatía y profesionalidad que una voz sintética, por muy bien desarrollada que esté, no puede igualar. De ninguna de las maneras.
Estudios han demostrado que los clientes prefieren interactuar con voces humanas antes que con robots, ya que les resulta más fácil establecer un vínculo afectivo (lo cual es importantísimo para la satisfacción del cliente y la fidelidad a la marca).
Mensajes Clave de un Buen Contestador
Mensaje de Bienvenida
El mensaje de bienvenida es la primera interacción que tiene un cliente con la empresa. Es crucial que sea acogedor y profesional. Aquí tienes un ejemplo:
Gracias por llamar a [Nombre de la Empresa]. En seguida te atenderemos. Por favor, no cuelgues. Gracias.
Mensaje de Ocupados
Cuando todas las líneas están ocupadas, siempre es bueno que el cliente se sienta atendido, aunque tenga que esperar un ratito. Un mensaje amable puede hacer maravillas.
Gracias por llamar a [Nombre de la Empresa]. En estos momentos, todas nuestras líneas están ocupadas. Por favor, no cuelgues, te atenderemos lo antes posible. Gracias.
Mensaje de Ausentes
Este mensaje se reproduce fuera del horario de atención. Debe incluir información clara sobre cuándo se estará disponible y ofrecer una alternativa de contacto para evitar agobios durante la espera.
Gracias por llamar a [Nombre de la Empresa]. En estos momentos nuestras oficinas están cerradas. Nuestro horario de atención es de lunes a viernes de 9:00 a 18:00. Puedes dejarnos un mensaje después de la señal y te contactaremos lo antes posible. Gracias.
Mensaje de Festivos
Para fechas especiales y festivos, hay que informar a los clientes sobre los cambios en el horario de atención. Reduce muchísimo la frustración y evita opiniones negativas.
Gracias por llamar a [Nombre de la Empresa]. Nuestras oficinas están cerradas debido a [fecha especial o festivo]. Volveremos a atenderte el próximo [Fecha]. Puedes dejarnos un mensaje después de la señal y te contactaremos lo antes posible. Felices fiestas.
Mensaje de Mantenimiento
En caso de mantenimiento o actualizaciones del sistema, informar a los clientes sobre posibles interrupciones en el servicio da confianza y transmite transparencia.
Gracias por llamar a [Nombre de la Empresa]. En estos momentos estamos realizando tareas de mantenimiento en nuestras líneas. Te atenderemos tan pronto como sea posible. Gracias por tu paciencia.
Mensaje de Emergencia
En situaciones de emergencia, comunicar una información de última hora con rapidez mejora claramente la percepción de marca.
Gracias por llamar a [Nombre de la Empresa]. En estos momentos estamos gestionando una situación de emergencia. Por favor, permanece en línea para más información. Gracias por tu comprensión.
Mensaje de Promociones Especiales
Aprovechar un contestador para promocionar ofertas especiales, en campañas de márqueting muy concretas, es un fantástico recurso.
Gracias por llamar a [Nombre de la Empresa]. Aprovecha nuestras promociones especiales disponibles hasta el [Fecha]. Para más información, por favor, permanece en línea. Gracias.
Mensaje de Encuestas de Satisfacción
Propón a los clientes participar en encuestas de satisfacción. Sus resultados dan información privilegiada para conocerles mejor.
Gracias por llamar a [Nombre de la Empresa]. Nos gustaría conocer tu opinión sobre nuestro servicio. Permanece en línea para participar en una breve encuesta de satisfacción. Gracias.
Mensaje de Cambio de Horario
Si cambias tu horario de atención, en verano o fiestas, es importante notificarlo a tus clientes para que puedan organizar el seguimiento de sus casos, incidencias, preguntas o dudas.
Gracias por llamar a [Nombre de la Empresa]. Nuestro horario de atención ha cambiado. Ahora estamos disponibles de lunes a viernes de 8:00 a 17:00. Gracias por tu comprensión.
Consideraciones de Estilo y Tono
Antes de grabar tus mensajes, decide qué estilo o tono quieres transmitir.
Quieres un tono cercano y amigable o prefieres uno más formal y serio?
La elección del tono dependerá de la imagen que quieras proyectar y, cómo no, de tu tipo de negocio.
Trato de Tú o de Usted
El trato influye en la percepción que tiene un cliente de la empresa. Un tono cercano puede ser apropiado para empresas creativas o startups, mientras que un tono formal puede ser mejor para consultorías o bufetes de abogados.
Consistencia en el Tono
Todos los mensajes deben mantener un tono coherente. Esto refuerza la identidad de tu marca y regala una experiencia más uniforme a los clientes. Y eso te diferencia como un a marca única frente a tu competencia.
No hables primero de tú y luego de usted. Ni siquiera en diferentes frases del guión. Si tu guión habla de tú al inicio, siempre de tú. Hasta el final. En todos los mensajes.
Y lo mismo. Si el tono es cercano y amigable, siempre el mismo. No cambiemos a formal y serio en el mensaje 2 de 5 a grabar.
Prepara los Guiones Esenciales
Mensaje de Bienvenida
Hola! Bienvenido y bienvenida a [Nombre de la Empresa]. Gracias por llamarnos. Te atenderemos en unos momentos. Por favor, permanece en línea. Gracias.
Mensaje de Ocupados
Gracias por tu llamada a [Nombre de la Empresa]. En estos momentos, todas nuestras líneas están ocupadas. Por favor, espera y te atenderemos lo antes posible. Gracias por tu paciencia.
Mensaje de Ausentes
Has llamado a [Nombre de la Empresa]. Nuestras oficinas están actualmente cerradas. Nuestro horario de atención es de lunes a viernes de 9:00 a 18:00. Por favor, deja tu mensaje después de la señal y te devolveremos la llamada lo antes posible. Gracias.
Produce Audio de Forma Profesional
El formato de audio adecuado es crucial para asegurar la claridad y la calidad de los mensajes de la centralita.
Aquí te listo algunos consejos importantes sobre formatos de audio:
Formato WAV
Calidad estándar: 8Khz, 16 bits
Alta calidad: 48Khz, 24 bits
Si tu sistema de centralita permite archivos de mayor calidad, opta por la alta calidad para una mejor reproducción del sonido.
Música de Fondo
Si decides añadir música de fondo a cada mensaje, asegúrate de que sea de una biblioteca profesional y que complemente la voz sin distraer del contenido central de cada frase.
Guarda la voz en alta calidad y luego mezcla con la música.
Elije música suave y calmante, que no interfiera la claridad de la voz, antes que música con un ritmo muy rápido o con instrumentos muy estridentes o una percusión muy marcada.
Recuerda…
La primera impresión de un negocio cuenta más que nunca. Y la centralita telefónica de una marca es una de las partes más importantes y personalizadas del contacto con los clientes.
Un mensaje de contestador profesional y bien producido, marca la diferencia entre una experiencia del cliente positiva o una negativa.
Así que, cómo producir la mejor locución de contestador de una centralita empresarial para que suene de lo más profesional?
Recuerda mis 3 recomendaciones extras imprescindibles…
- Elige un Locutor Profesional: Si bien puedes grabar los mensajes tú o algún compañero de la oficina, un voiceover profesional dará una claridad y un toque súper cercano y profesional que reflejará mucho mejor la globalidad de tu marca.
- Estudio de Grabación: Si es posible, utiliza un estudio de grabación profesional para asegurar la mejor calidad de sonido. Los home studios son una fabulosa alternativa para producir las locuciones con tu voiceover de confianza, sin intermediarios.
- Pruebas y Revisión: Antes de finalizar el proceso de producción de los nuevos mensajes de la centralita, haz pruebas y pide feedback sobre la imagen que transmiten. Escucha los audios desde diferentes dispositivos y asegúrate que suenen bien en entornos tranquilos u otros con más ruido de fondo.
Si quieres un Off Personalizado y Professional, Email Me!
Si quieres que sea la voz de tu contestador o centralita en castellano, catalán o que produzca tus locuciones en cualquier otro idioma, déjame los detalles de tu proyecto de grabación y te propongo las mejores voces y mi mejor oferta personalizada para realizarlo.
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Comentarios
Estás en pleno proceso de producción de los mensajes de voz de tu centralita?
Cuál es la mayor dificultad que estás encontrando?
Me encantará que dejes tu comentario para poder asesorarte personalmente.
Mucha creatividad para ti y nos leemos!
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